Naast de materiële schade (die soms behoorlijk in de papieren kan lopen) is er veelal ook sprake van immateriële schade: demotivatie van werknemers, zij voelen zich onveiliger en ervaren het werk daardoor als onplezierig. Het vertrouwen is geschaad op het moment dat er iets gebeurt. En dat terwijl vertrouwen tussen leidinggevende en medewerkers en tussen de medewerkers onderling juist zo belangrijk is.

Het is dan ook jammer dat we vaak zien dat eventuele maatregelen pas tot stand komen nadat een incident zich heeft voorgedaan. Kenmerkend voor deze reactieve ad-hocmaatregelen is dat:

• er geen samenhang is tussen de verschillende maatregelen;
• je als ondernemer vaak onnodige kosten maakt, als gevolg van de ontbrekende visie en samenhang;
• de medewerkers moeite hebben met de acceptatie van de genomen maatregelen omdat men vaak van niets naar behoorlijk ingrijpende maatregelen gaat;
• achteraf veelal blijkt dat de gedane investeringen niet het gewenste rendement opleveren;
• de genomen maatregelen geen stand houden.

Honderd procent voorkomen van incidenten is natuurlijk onmogelijk. Wat kun je dan wel doen? In een serie artikelen zullen we verschillende onderwerpen in de preventieve sfeer belichten die je kunnen helpen. Denk daarbij aan pre-employment screening en tussentijdse screening (in-employmentscreening), maar ook aan het omgaan met financiële problemen van medewerkers of het e-mailverkeer en het internetgebruik. Deze keer gaat het om het opstellen van afspraken.

Iedereen weet waar hij aan toe is

Te vaak zijn waarden en normen onvoldoende duidelijk, of procedures en regels vooraf onvoldoende gekend. Hoe vaak gebeurt het niet dat afspraken en gangbare praktijken onvoldoende formeel zijn afgesproken: ‘Iedereen doet dat al jaren zo, mag dat niet dan?’ In dat geval is het onduidelijk wat medewerkers kunnen/moeten doen om integer te handelen. Antonio van den Hengel, ondernemer in Soest, laat bijna elke personeelsvergadering merken dat hij er bovenop zit. Hij meldt kasverschillen, positieve en negatieve.

Wat voor sommigen evident is (‘Zoiets doe je toch niet?!’), kan voor anderen allesbehalve evident zijn (‘Hoezo kun je dat niet maken?!’). Zo ook voor waarden en normen: wat in jouw persoonlijke omgeving aanvaardbaar is, kan in het openbaar totaal onaanvaardbaar zijn.

Leestip: Hoe pakt ondernemer Antonio van den Hengel diefstal door personeel aan?

De ene medewerker weet sneller dan de andere hoe hij/zij het best handelt en de ene is nauwgezetter dan de andere. Dit heeft veel te maken met de mentaliteit en het morele besef dat mensen tijdens hun leven ontwikkelen.

Leg regels en afspraken schriftelijk vast

Het beste is dan ook om de regels helder en duidelijk schriftelijk vast te leggen. Hiermee formaliseer je de waarden en normen en de te nemen maatregelen. Zo is voor iedereen duidelijk wat de regels zijn waar men zich aan moet houden en wat er gebeurt als zich toch een incident voordoet.

Laat het niet blijven bij een mooi papieren document maar bespreek dit met de medewerkers. Leg uit dat je in procedures controles inbouwt: er zijn altijd twee mensen aanwezig als de kas wordt opgemaakt; wie iets uit de voorraad haalt, noteert dat etc. Wees duidelijk naar je personeel dat dit soort afspraken in ieders belang is. Het is geen teken van wantrouwen, maar juist om transparantie te vergroten. Wanneer je het geheel van afspraken van tevoren met de medewerkers doorspreekt, is zoiets geen probleem.

In volgende blogs belichten we een aantal van de onderwerpen rondom interne incidenten vanuit de preventieve kant . Tijdens de training Fact Finding die gepland staat op 15-16 maart leert u meer hierover. Aanmelden voor de training waarin diefstal door eigen mensen aan bod komt?

Voorbeeld:
De hoofdcaissière van een supermarkt, die eind vorig jaar voor de rechter stond vanwege diefstal uit de kassa, is een uitzonderlijk geval. De officier van justitie houdt haar voor ‘slechts’ €45.000 verantwoordelijk omdat er voor de rest van de 254.000 verdwenen euro’s te weinig bewijs is. Er is dus wel 254.000 euro gestolen, maar de officier zegt dat meerdere mensen bij het geld konden, en dat dus meerdere mensen het geld konden stelen.

Meer ondernemerstips van Piet van Gelder, oud-politieman

Wilt u zelf iets aan hem vragen/voorleggen? Stuur uw vraag dan per mail naar NathalieBluiminck@vakmedianet.nl en we leggen de vraag aan Van Gelder voor.

Bron: Misset’s Horeca Nathalie Bluiminck  23 januari 2017